Az a mi felelősségünk, mint adatkezelőknek, hogy felmérjük, mennyi adatra van szükségünk a kívánt cél megvalósításához. Azt is biztosítanunk kell, hogy ne gyűjtsünk felesleges adatokat.
Miért? Az adattakarékosság alapelve miatt. A személyes adatok gyűjtése csak akkor engedélyezett, ha az adatkezelés más módon nem valósítható meg észszerű keretek között. Ahol csak lehetséges, névtelen adatokat kell használni. A személyes adatoknak a kezelésük céljára alkalmasnak és relevánsnak kell lenniük, az adatok körét pedig a célhoz szükséges minimumra kell korlátozni.
Ha arra vagyunk kíváncsiak, hány éves korosztály vásárolja legtöbbször a termékünket, és erre a célra gyűjtjük az adatokat, nem tarthatjuk nyilván a vásárlóink nyaralási szokásaira vonatkozó adatokat.
A vállalkozásoknak az adatkezelési tevékenységeik kockázati szintjének megfelelő védelmi intézkedéseket kell végrehajtaniuk, így a sok adatot kezelő vállalkozásokra vonatkozó kötelezettségek sokkal szigorúbbak, mint a kis mennyiségű adatot kezelő vállalkozásoknak. A személyes adatot nagy számban kezelő vállalkozásoknál adatvédelmi tisztviselőt kell kinevezni.
A kevés, de különleges adatot kezelő vállalkozások (egészségügyi szolgáltatók) ugyancsak a szigorúbb előírások alá tartoznak.
Mennyi ideig őrizhetjük meg az adatokat?
Fő szabály, hogy a lehető legrövidebb ideig szabad az adatokat tárolni. Attól függően, hogy milyen jogalapból, okból kezeljük az adatokat, a számviteli, adóügyi, munkaügyi szabályok szerint vagyunk kötelesek az adatok megőrzésére.
A vállalkozásunkban pontos határidőket kell megszabnunk, hogy milyen időközönként vizsgáljuk felül az adatállományunkat, és végezzük el a szükségtelenné vált személyes adatok megsemmisítését, törlését. Amíg az adatokat mi kezeljük, biztosítanunk kell, hogy pontosak és naprakészek legyenek.
Például ingatlanközvetítő irodánk van, és vállalkozásunk kezeli a cég honlapján meghirdetett ingatlanok és azok tulajdonosainak adatait. Rendszeres időközönként felül kell vizsgálnunk, frissítésre szorulnak-e, vagy törölni kell-e bizonyos adatállományokat.
Legutóbbi hozzászólások